Vedtekter

§ 1 Formål

Ishavskysten Friluftsråd er et frivillig samarbeidsorgan i hht. kommunelovens § 27 for Balsfjord, Karlsøy, Lyngen, Storfjord og Tromsø kommuner.  Ishavskysten friluftsråd skal i samarbeid med medlemskommunene, andre offentlige myndigheter, frivillige organisasjoner og grunneierne m. fl. arbeide for:

1. Å informere om og fremme et naturvennlig friluftsliv som trivsel skapende og helsefremmende aktiviteter for folk flest og som regional attraksjon for turisme.
2.  Å medvirke til å planlegge, sikre og opparbeide friluftsområder for allmennheten.
3. Å gi innstillinger, råd og uttalelser til medlemskommunene, offentlige instanser og andre i spørsmål som angår friluftsliv og friluftsområder.
4. Å øke forståelsen for friluftslivets betydning og sikre tilgjengeligheten til friluftsliv for befolkning uavhengig av alder, kjønn og funksjonsevne.

Regionens særskilte kulturtradisjoner innen natur–og kulturarv skal vektlegges.

§ 2 Medlemskap

Ishavskysten friluftsråd er et interkommunalt samarbeidsorgan opprettet i samsvar med kommunelovens § 27. Medlemmer i stiftingstidspunktet er Karlsøy, Tromsø, Balsfjord, Lyngen og Storfjord kommuner. Opptak av nye medlemmer skal godkjennes av årsmøtet. 

§ 3 Organisasjon 

1. Friluftsrådets faste organer er årsmøtet og styret. Styret kan opprette et begrenset arbeidsutvalg.

2. Daglig leder står for den daglige drift av virksomheten.

§ 4 Årsmøtet

Årsmøtet er Ishavskysten friluftsråds høyeste myndighet og skal avholdes innen utgangen av mars. Medlemskommunene oppnevner delegater slik at antallet er tre delegater pr. 20.000 innbyggere.  Årsmøtet skal innkalles med minst 3 ukers varsel. Saker som medlemmene ønsker behandlet på årsmøtet må sendes styret senest 1. februar.

Årsmøtet skal:

1. Godkjenne innkalling, forretningsorden og sakliste

2. Velge møteleder og referenter

3. Godkjenne styrets årsmelding

4. Godkjenne styrets regnskap

5. Behandle innkomne forslag og saker

6. Vedta handlingsplan /arbeidsprogram for følgende år

7. Fastsette medlemskontingent for styrets arbeid.

9. Vedta budsjett.

10. Valg.

Rådmann/byrådsleder har møte- og talerett. Ved stemmelikhet mellom de som avgir stemme gjør møteleders stemme utslaget. Hvis det ved et valg foreligger mer enn et forslag, skal valget foregå skriftlig hvis noen krever det. Den er valgt som får mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet ved annen gangs avstemming avgjøres resultatet ved loddtrekning.

Revisjon foretas av vertskommunens revisor.

§5 Friluftsrådets styre

Medlemmer til styret i Ishavskysten friluftsråd velges av kommunestyrene i medlemskommunene. Styret skal bestå av 7 medlemmer. Hver medlemskommune har et styremedlem pr. 20 000 innbyggere, men ikke flere enn tre medlemmer fra hver kommune. Styret har et personlig varamedlem for hver kommune unntatt Tromsø kommune som skal ha 3 varamedlemmer. Styrets medlemmer har talerett, men ikke stemmerett på årsmøtet.

Styret avgjør om det skal etableres et begrenset arbeidsutvalg og antallet medlemmer i dette.

Styret er vedtaksført når minst halvparten ev medlemmene er til stede. Saker avgjøres med alminnelig flertall når ikke annet er nevnt ved lov eller disse vedtekter. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.

Styremøte innkalles av leder, eller når minst tre styremedlemmer krever det.  Styrets faste medlemmer tilsendes saksliste med nødvendige vedlegg. Varamedlemmer, ordførere/byråd, rådmenn og friluftsansvarlige i medlemskommunene tilsendes saksliste og protokoll. Ordfører/byråd og rådmann har rett til å møte med talerett, men uten stemmerett.

Styret er ansvarlig for virksomheten mellom årsmøtene. Dette innebærer:

1. Å løse oppgavene i samsvar med vedtekter og årsmøtevedtak
2. Å lede driften og stå for økonomistyring i samsvar med budsjett og arbeidsprogram, herunder kunne oppta lån etter vedtak på årsmøtet
3. Å eventuelt opprette et begrenset arbeidsutvalg og velge leder og medlemmer til dette.
4. Å legge fram årsmelding og regnskap, og forslag til budsjett og arbeidsprogram for årsmøtet
5. Å fastsette instruks for daglig leder og føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten
6. Å foreta ansettelser

§ 6 Administrasjon

Daglig leder skal:

1. Stå for friluftsrådets daglige drift
2. Innstille til vedtak i saker som skal fremmes for styret
3. Gjennomføre de arbeidsoppgaver, retningslinjer og pålegg som er gitt i styrevedtak
4. Gjennomføre nevnte arbeidsoppgaver på en måte som er i samsvar med friluftsrådets formål gitt i § 1.

All delegasjon av ansvar, oppgaver og fullmakter fra styret til daglig leder skal foreligge skriftlig som et enhetlig og signert dokument.

Den daglige ledelse omfatter ikke saker som er av prinsipiell karakter eller som på annen måte er av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre når denne myndighet er gitt av styret i den enkelte sak, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for friluftsrådets virksomhet. Styret skal i så fall snarest underrettes om saken.

Friluftsrådets virksomhet skal ha egen møteprotokoll, budsjett, arbeidsprogram, regnskap og årsmelding.

Styret kan be medlemskommunene ved rådmannen oppnevne personer til et fagråd. Daglig leder innkaller til møter i fagrådet. Også andre kan innkalles i saker som angår deres fagfelt eller organisasjon. Daglig leder kan også etablere faglige kontaktgrupper i den enkelte kommune eller for enkelte prosjekter.  

§ 7 Økonomi

Årsbudsjett og regnskap settes opp og føres etter kommunelovens økonomibestemmelser. Når det gjelder krav om revisjon og kontrollutvalg følges dette også av samme lov. 

Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk, oversiktlig og fullstendig bilde av virksomheten og det forventede resultat av driften. Budsjettet er ikke endelig før friluftsrådet har mottatt skriftlig vedtak om alle tilskudd. Ingen prosjekter skal igangsettes før det er fullfinansiert. Deltakerkommunene skal en årlig medlemsavgift bestående av et fast beløp per kommune og et beløp per innbygger. Innbyggertallet settes ut fra SSB sine befolkningstall pr. 01.01 samme år som budsjettet for kommende år vedtas. Medlemsavgiften betales til rådet 2 ganger i året, hver januar og juli måned. Medlemsavgiftene blir fastsatt av årsmøtet for det påfølgende år. Budsjettframlegg som innebærer mer enn 10 % reell økning i tilskudd fra medlemskommunene, krever flertall av årsmøtet.

Framlegg til arbeidsprogram og budsjett for neste år sendes deltakerkommunene til orientering før årsmøtet.

§ 8 Deltakerkommunenes eierandel og ansvarsdel

Deltakerkommunenes eierandel og ansvarsdel for friluftsrådets forpliktelser følger samme prosentvise fordeling som den årlige, samlede medlemsavgiften.

§ 9 Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret eller når minst 2 av medlemskommunene krever det. Innkalling og saksliste skal være sendt ut med minst 2 ukers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle saker som framgår av utsendt saksliste.

§ 10 Vedtektsendring

Ordinært eller ekstraordinært årsmøte kan endre vedtektene. 

Forslag til endringer skal være oppført på utsendt saksliste og krever 2/3 flertall av stemmene for å bli vedtatt.

§ 11 Utmelding

Utmelding og oppsigelse av medlemskapet kan etter reglene i kommunelovens § 27 nr. 3, skje med ett års skriftlig varsel. Utmeldelse må skje etter vedtak i kommunestyret. Medlemsavgiftene skal betales i ett år etter at styret har mottatt skriftlig varsel om uttredelse.

Utløsningssummen fastsettes til andelenes nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av midlene vedkommende kommune har skutt inn. 

§ 12 Oppløsning

Oppløsning av friluftsrådet kan bare skje på ordinært årsmøte. Sak om oppløsning skal være oppført på utsendt saksliste. Gyldig vedtak om oppløsning krever 2/3 flertall.

Ved oppløsning skal driftsansvar og forvaltning av Friluftsrådets evt. eiendommer, overføres til de respektive kommuner der eiendommene ligger, med tinglyste rettigheter og plikter.

Netto likvide midler fordeles etter befolkningstall fra foregående år. Kommuner som for egen del har tatt opp lån som kun gjelder denne kommunen, må regnes inn i denne kommunens netto likvide midler.